公文写作与处理（第三章）：公文的体式与稿本
第一节：公文的体式
1.公文的体式：⑴含义：是指公文的文体、结构要素及在格式上的安排；⑵作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。【选择】
★ 1950年4月，印发了《关于文件纸型与格式的规定》；1956年1月，中共中央办公厅和国务院办公厅分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排，左侧装订，并统一制定了文件用纸的规格要求；1999年12月27日，发布了新的《国家行政机关公文格式》，于2000年1月1日起实施。【选择】
2.公文的文体：即文章体裁，是公文的表达方式和语体特征，具有实用性、严肃性、程式性的特征。
★ 三国时期，魏文帝曹丕就将文体划分为奏议、书论、铭诔，诗赋四类。
3.公文的表达方式及其应用：【选择 / 简答 / 论述】
⑴公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。【选择】
⑵在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，而以说明为主，一般不宜使用描写和抒情。【选择】
①叙述——将人物的经历和事件的发展变化过程所做的叙说与交代，包括写“人”和写“事”两个方面。如报告、请示和通报等。
★ 公文叙事与一般记叙文的不同：⑴公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的；⑵公文中运用叙述主要是顺叙；⑶在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。【简答】
②说明——是公文写作中最常见、最主要的表达方式，如法律、法规文件以及通告、公告等。说明是指用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、功用等，客观，准确、真实地解说清楚。其主要方法有：定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明。【选择】
③议论——公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。如讲话稿等。调查报告、会议纪要，以及综合性的工作总结等，通常是夹叙夹议。议论的要素是：论点、论据和论证。【选择】
论点：又称论题或观点，是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度，它是议论的核心；论据：证明论点的真实性的根据（事实、理论、政策法规论据）；论证：运用论据来证明论点的方法和过程。【了解】
⑶公文的语言特点：公文写作规定使用语体文，语体文具有通俗易懂、语义确定的优点，同时由于公文具有很强的政治性、政策性和现实性，所以公文运用语言应做到准确、简明、庄重、得体。【选择】
★ 得体的基本要求：⑴要适应行文的语体风格；⑵要分清上下级关系，掌握好分寸；⑶要多运用公文的专用语。【简答】
4.公文的特定用语：⑴含义：特定用语绝大多数是沿袭历代文言中的定型词语形成的，少数是来自现代汉语中相沿成习的说法，它是公文特有的语言现象，是公文的专业用语。⑵作用：言简意赅，表意准确，简洁明快，典雅庄重，其特定含义是人所公认的。不同的特定用语，分别服务于不同的行文对象与行文目的的需要，恰当地使用这些特定用语，对显示公文的严肃性与权威性具有一定的作用。⑶特定用语主要有：开端用语、引叙用语、经办用语、称谓用语、期请用语、表态用语、综合用语、过渡用语、谦敬用语、 结尾用语。【选择 / 简答】
★ 惯用语：指一定民族语言中长期形成的习惯用语。★ 缩略语：由较长的词语缩短省略而成的，如“三农问题”。★ 成语。
★ 引用语：指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明问题。一般有几种情况：⑴引用名人名言；⑵引用古书上的现成语句；⑶引用党和国家领导机关重要文件中的语句。【选择】
第二节：公文的构成要素与文面格式
1.公文的构成要素：①发文机关标识、②发文字号、③标题、④主送机关、⑤正文、⑥成文日期、⑦印章、⑧主题词、⑨印发机关、⑩印发日期。其它要素是否标注要视公文的具体情况而定。【选择】
2.公文的书面格式：是指公文的各要素在公文文面上标识的位置和书写样式，是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。各个要素分为：眉首、主体和版记三部分。【选择 / 简答】
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3.公文的眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素，包括：⑴公文份数序号、⑵秘密等级和保密期限、⑶紧急程度、⑷发文机关标识（文头）、⑸发文字号、⑹签发人、⑺红色反线。【选择】
⑴ 公文份数序号：一般用6位（不少于2位）的阿拉伯数字组成。数字不足规定数时，前面用“0”补齐。位置：版心左上角顶格第1行；
⑵ 秘密等级和保密期限：分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。位置：公文密级标注在文件版头右上角第一行，在密级与期限中间加★，如：“机密★”，“机密★五年”、“绝密★长期”。【选择】
⑶ 紧急程度：是对公文送达和办理的时间限度。如：特急和急件；紧急电报：特提、特急、加急、平稳。位置：紧急程度标明在文件首页文头右上角，需要与密级同时使用的在密级之下，上下对齐。【选择】
⑷ 发文机关标识（文头）：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。【选择】
⑸ 发文字号：指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份（加六角括号〔〕）和序号组成，序号不编虚号（即1不编为01）。如：国发〔1998 〕10号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。发文字号作用：①统计发文的数量，便于公文的管理；②在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。【选择】
⑹ 签发人：仅在上报的公文中才出现的，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使用。位置：应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。【选择】
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4.公文的主体：置于红色反线以下至主题词之间的各要素，包括：⑴公文标题、⑵主送机关、⑶公文正文、⑷附件、⑸成文时间、⑹公文生效标识、⑺附注等项。【选择】
⑴公文标题：①由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，如：国务院关于进一步加强证券市场管理的通知；②省略情况：A省略公文机关名称；B省略事由的；C机关名称和事由同时省略的。公文标题的部分省略是有条件限制的，而且在任何情况下，文种是不能省略的。【选择】
⑵主送机关：指主要受理公文的机关，也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（下行公文：两个以上主送机关；上行公文：一个主送机关（非特殊情况不得越级行文请示）；直接向社会公布的公文：没必要写主送机关。）【选择 / 简答】
⑶正文：是公文的主体部分，是公文的核心。正文的结构一般可分为：导语、正文主体、结束语三个部分：①导语（依据式、目的式、原因式）；②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在；③结束语，正文的结尾。【选择】
⑷附件：公文如有附件，应在正文下一行加以标示（正文的左下方，公文生效标识之上），用以说明所附有关文件材料的名称及件数。内容上属于公文正文，形式上是公文不能随意分开的一个组成部分，附件应与正文一起装订。作用：①避免造成正文堆砌材料，使篇幅显得冗长累赘；②有利于强调附件文件材料的重要性，并有利于正文突出重点，以增强公文的表达效果。【选择 / 简答】
⑸成文时间：要用汉字书写，年、月、日要写齐全。①一般以领导人签发时间为准；②会议通过的额公文，以会议通过时间为准；③法规等规范性公文以批准时间为准；④联合行文，以最后一个签发机关的领导人签发时间为准；⑤一般的日常事务公文，以印发时间为准。【选择 / 简答】
⑹公文生效标识：指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。加盖印章有两种方式。一种是“下套”方式，即将印章的下弧压在成文时间上，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章；另一种是“中套”方式，印章的中心线压在成文时间上，如行政机关的部门印章或专用印章等。
⑺附注：是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。如：“此件发至县团级”，“此件可见报”等。应用时用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
⑻各单位在制发公文时，为堵住变造公文的漏洞，不得再采用 “此页无正文”的标注方法，以维护公文的完整性与法定效力。
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5.公文的版记：置于主题词以下的各要素，包括：⑴主题词、⑵抄送机关、⑶印发机关和印发说明。
⑴主题词：是指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。作用：①可以准确简要地概括文件的主要内容；②提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率；③有利于文书档案管理的规范化系统化科学化。【选择 / 简答】 位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词，标引顺序是先标类别词，再标类属词。
⑵抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。确定抄送机关要掌握以下几条原则：①抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送；②向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关；③向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关；④在一般情况下，下级机关不得越级行文请示，报告，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关；⑤受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。【简答】
口诀：①不滥抄漏抄；②上行不抄下；③下行可抄上，转发不上报；④不越级，越级抄领导；⑤双重领导，主送抄送要分清。
【多项选择题】下列行文，需要抄送其他机关的有（ABDE）。 A.受双重领导的机关上报公文；B.上级机关向受双重领导的下级机关行文；C.上级机关向直属下级机关的一般行文；D.下级机关向上级机关行文需报送其他相关上级机关的行文；E.上级机关向下级机关的重要行文
⑶印发机关和印发说明：①印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门；②标识印发时间是为了准确反映公文的生成时效；③印制份数是指该文件印制（或翻印）的数量。
⑷版记部分每一个项目之间都要用与版心等长的间隔线隔开，不能滥用或不用间隔横线。版记（文尾）只有一个，且应置于公文整体结构的最后。
6.公文的特定格式：信函格式、命令格式和会议纪要格式 。【选择】
第三节：公文的排版形式与装订要求
1.公文的排版形式：指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。【选择 / 简答】
2.公文的装订要求：⑴公文应左侧装订、不掉页。⑵包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。"⑶无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。⑷裁切成品尺寸齐整，"四角成90°，无毛茬或缺损。"【了解】
第四节：公文的稿本
【公文的稿本指文稿和文本】【选择】
1.公文的文稿：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。【选择】
⑴草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。特点：尚未定型、非正式、无效力。
公文文稿按修改次数可分为：初稿、二稿、三稿等；按照作用和形成特点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。
⑵定稿：是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件，定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本。
2.公文的文本按不同的用途可分为：【选择】
⑴正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力。
⑵副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其它稿本称为副本，副本又称抄本。作用：代替正本供传阅、参考和备查使用。
⑶存本：指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。
⑷修订本：对于已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充。从修订本发布之日起，原文本即行失效。
⑸试行本、暂时本：一般都是以试行、暂时、试行草案等字样，标在公文标题中的文种的后面或前面。
⑹各种文字文本：一是我们少数民族自治地区；二是外交工作中所使用的文件，往往有两种语言文本，具有同等效力。